元心教戰守則

公司內部作業總手冊 · 看得懂、做得到

🔧 工務 💼 業務 📋 內勤 三個角色,一本講清楚

📖 怎麼用這本守則

  • 找到你的角色那一篇(工務藍/業務橘/內勤綠),先看完自己的。
  • 每件事都寫「誰、什麼時候、做什麼、交給誰」,照做就對。
  • 看到 黃框一定要做、漏了會出事
  • 看到 紅字禁止/踩雷,千萬別做。
  • 看不懂的詞,後面括號有白話解釋,例如「FXCRM(公司系統)」。
🔗 想知道「系統怎麼一步步操作」?查 KB《新人手冊》

這本教戰守則講的是 誰做什麼、怎麼協作、心態實際在 FX-CRM/AI 助理上怎麼點、怎麼建,請看 KB《新人手冊》:

  • 💼 業務操作 → KB 新人手冊 · 業務篇 01~09(建客戶/商機/報價/合約/跟進/結案)
  • 🔧 工務操作 → KB 新人手冊 · 工務篇 01~08(場勘/工程案場/施工回報/狀況回報/維修單)
  • 🤖 通用 → KB 新人手冊 · 報到通用篇(AI 助理使用指南)+ 業務工務角色對照表
一句話:教戰守則看「規矩」,新人手冊看「按鈕」。
🔄 流程可以調整,不是硬性「就該這樣」

本守則是現階段的建議與共識,不是一成不變的死規定。遇到更合適的做法,工作流程與分工只要相關雙方協調好、主管同意,都可以異動;異動後更新本守則,讓大家對齊同一版即可。

🧭 三角色一頁看懂:誰負責什麼

🔧 工務
智琛 · 偉傑 · 阿杰(亞伽)

顧現場
施工、監工、維修、驗收、丈量、批號、叫工班

💼 業務
Kevin · 妍汝 · Derrick · 張沐

顧客戶
詢價、報價、確認規格、追貨況、跟客戶/工地對接

📋 內勤(羊羊)
楊佳玲 Lynn

顧文書
下單、改單、退貨、派車物流、系統建單、留紀錄

一句話分辨

角色主責⋯⋯非主責(由主責窗口統一處理)
🔧 工務現場的事:人到現場才能做的(施工、丈量、驗收、分料)系統建單、對廠商下單 → 由內勤統一處理
💼 業務客戶的事:詢價、報價、確認規格、追自己案子的貨對廠商下單 → 由內勤統一處理(業務群不下單)
📋 內勤文書的事:對廠商下單、改單、退貨、派車、系統紀錄詢價、現場丈量、貨況追蹤、工班調度 → 由業務/工務主責

各品項:誰詢價、誰下單、誰追貨

品項詢價/確認規格對廠商下單追貨況到貨派車
SPC 地板(樂邁/樂石晶)內勤(有合約價免詢)內勤內勤內勤
浴室櫃(衛仕潔等)業務內勤業務內勤
淋浴踏板(三維魚)業務內勤業務內勤
磁磚(多家)業務內勤業務內勤
📌 一句話:業務問價+確認規格 → 給內勤 → 內勤統一對廠商下單+派車。SPC 內勤全包。現場施工維修永遠是工務。
💡

共通工作心法

全員必讀 — 工務 · 業務 · 內勤都一樣
🙋 1. 這是我的工作

先依分工表確認權責,避免「這不屬於我」而相互推諉;屬於自己的工作主動承接,權責不清先向主管確認,不擱置。

🛠️ 2. 現場先想辦法

現場能處理的問題優先自行研判、設法解決;確實無法處理或不確定時,再回報主管協助。

⏰ 3. 把握黃金期

事情不要拖。越早處理越好辦——改單、瑕疵、退貨、補料都有期限,拖過就難救。

📝 4. 當天就記錄

一天結束前,把今天做的記下來(施工回報/貨況/處理結果)。趁記憶新,別等明天。

🔇 5. 當天記錄、留下依據

未留下記錄者,後續內勤無從追溯與處理。請當天回報,確保每筆工作都有依據可循。

🤐 6. 嘴巴把關

不說公司壞話、不說別人壞話。不確定的事回來問主管,別在客戶/工地群亂講、亂答應

🔧

工務篇

顧現場 — 智琛 · 偉傑 · 阿杰

① 你每天的流程

出門前
看今天排程
到現場
確認工班到、交代範圍
施工中
記坪數箱數、拍照
收工
清點餘料、記明天
回報
LINE 傳施工回報

② 一個案場從頭到尾(8 步)

1 接案 2 場勘 3 採購備料 4 排程 5 施工 6 驗收 7 維修 8 結案
步驟工務做什麼
2 場勘到現場量坪數、看地坪好不好、搬運條件 → 把坪數給業務/內勤
3 採購備料確認花色數量 → 通知內勤下單(注意備貨時間,見下表)
5 施工每天記:哪個案場、哪一戶、鋪幾坪、用幾箱
6 驗收配合工地/屋主驗收,記下缺失(菜單)
7 維修安排工班回修,修完拍前後照回報
8 結案餘料退貨、案場標記完成

備料要提前多久下單(往前推)

最晚什麼時候叫內勤下單
小坪數(<100 坪)施工前 5 個工作天(押第 6 天到貨)
中量(≥30 箱)到貨日 2 週前
建案大貨2~3 個月前(要管制表+採購前調查表)

③ 施工回報:5 樣一定要寫

⚠️ 僅傳照片未附文字說明,內勤無法建單,後續請款也會延誤
在 LINE「workerreport」傳照片時,每次都要寫這 5 樣
要寫❌ 錯✅ 對
1 案場(沒寫)勝美琚 / 建功段
2 棟樓戶3 樓3A6 / 18C3
3 做什麼(看照片猜)地板調整 / SPC 缺角維修
4 完成了沒(不寫)完成 / 未完成
5 直鋪還是維修(分不清)直鋪 15.2 坪 / 維修-拆除鋪回
📷 師傅把戶別、項目、金額寫在照片上更好——內勤直接看圖就能建單。

④ 維修回報:多寫 2 樣(給內勤判斷跟誰收錢)

要寫說明
原因工班失誤 / 地平問題 / 屋主用壞 / 驗屋缺失 →「決定跟誰收錢」
金額工班的工資多少(沒寫,內勤會退回請你補)
前後對比照修之前、修之後各一張
請款對象如何判定?現場狀況由工務研判後告知內勤;內勤依工務回報處理,不另行臆測。

⑤ 批號管制 3 道防線(防色差,超重要)

踩過雷:混批號分料下去 → 驗屋色差客訴、保固維修補不到同批號。批號一定要顧。
防線什麼時候工務做什麼
① 入庫登錄收貨當下每個棧板的批號標籤拍照 → 回報內勤登錄系統
② 派料前分料前 3 天通知內勤 → 問樂邁能不能同批號補足;不能就先知會建商留證
③ 派料後分料到各戶登記「這一戶用哪個批號、幾箱」→ 回填到該戶案場
同一戶、同一層 盡量同批號;之後維修才抽得到同批號補。

⑥ 常用地址(自取/退貨/倉庫)

用途地址備註
樂邁 自取/退貨(龍井倉)台中市龍井區中央路三段383號找穿 Lamett 制服的人,說「元心要自取/退貨」,記得拿簽收單回來給內勤
樂石晶(梧棲廠)自取/退餘料梧棲區經三路25號販賣機旁進去找物流
樂石晶 退廢料(拆下不能用的)梧棲區大成路20號寶特瓶工廠對面
復興倉台中市南區復興路一段81號先解新光鎖,再開密碼鎖(密碼向工務索取)
🛻 堆高機汽油剩 1/3 就要加(92 無鉛),開到沒油會壞掉!

⑦ 退貨規矩(SPC)

供應商一般品多久內退瑕疵品客製品
樂邁收貨後 60 天7 個工作天內不退
樂石晶收貨後 30 天7 個工作天內不退(損耗 >8% 也不退)
只退 SPC、只退整箱、外箱不能破! 輔料(區隔條/門飾條/一字條/雙面膠/矽利康)一律不能退
板材本身問題(起泡/翹曲/高低差/色差)→ 先拍照拋給樂邁窗口,不要自己動手,責任要先釐清!

⑧ 施工項目(金額見內部手冊)

元心工務自己做的,工班金額為 0、公司直接向業主/工地收費。
常見施工項目計價單位
直鋪工資
牆面施工
人字拼
維修工資半天 / 全天(趟)
樓梯踏立面
矽利康後打
💰 各項金額(付工班/對業主報價)一律見工務工具箱《工務手冊》第七節(內部),不放公開版

⑨ 月初 1~10 號:結帳核對

收工班對帳單 逐筆核對
(案場/日期/坪數/單價)
對的→通知內勤
錯的→退工班改
交內勤建檔
(15號放款前)

⑩ 工班怎麼派

James 指派工務 → 工務自己指派工班。業務和內勤都不插手。

⑪ 小事自己解決:派點工怎麼派

原則:小型事項由工務現場自行處理,不勞師動眾。臨時搬運、淨空、下貨距離遠、登高搬運這類小工需求,由工務現場自行調度,無需逐件回報公司。

什麼情況可以派點工

怎麼派(4 步)

1 現場判斷
需要點工
2 估工/金額
+跟誰請款
3 工務群報備
誰/做什麼/多少
4 完工回報
給內勤建單
自決金額上限:核定前一律先報主管核可
自決金額/規模上限經主管(James)核定前,派點工一律先報主管核可;核定後於上限內由工務現場自行調度。

⑫ 浴室櫃到貨:拆木架+分料(工務自理)

這不是師傅的事,是工務的事
浴室櫃相關產品到貨都會打木架、需要分料送貨/集運師傅不含拆木架木架拆除與分料由工務負責處理數量較大時可安排點工協助(見上方 ⑪ 派點工)。
💼

業務篇

顧客戶 — Kevin · 妍汝 · Derrick · 張沐

① 你負責哪一段

①詢價
確認規格
②跟客戶
拿回簽單
③給內勤
下單(填10項)
④自己追貨
到集貨倉
⑤通知內勤
接手派車
SPC 地板不用你詢價(有合約價)—— 只要跟工地確認進料日+坪數,其他內勤全包。

② 下單給內勤:這 10 項一定要填齊

⚠️ 資料不齊全將退回補正,請填妥後再交付
#要填範例
1客戶/業主名稱王先生
2商機名稱(系統的案名)勝美-建功段-2023
3產品型號WSJ-8060-002
4數量2 組
5顏色/花色雪花白(不能寫「跟上次一樣」
6確認價格¥1,200/組
7配送地址台中市南屯區XX路XX號
8期望到貨日2026/05/15 前
9付款方式匯款/月結(已問過主管)
10客戶回簽單浴櫃/踏板一定要附圖或PDF

③ 追貨況:你追哪一段

貨到哪誰追
工廠製作中業務 每 3~5 天問廠商一次
到大陸集貨倉關鍵交接點業務當天通知內勤
海運、台灣倉、派車內勤接手
⚠️ 集運站到發貨之間容易卡關(卡大陸、錯過裝櫃)。實務上多由內勤主動追蹤;業務若有掌握到出廠/到站訊息,請一併知會內勤,雙方互補。
📌 業務只會知道「貨出廠 → 送到集運站」這一段集運站何時發貨(裝櫃海運)業務不會知道——那是內勤跟集運商(和穎)對接。
所以業務追到「貨進集運站」通知內勤就交棒,後面發貨、海運、到港、派車都是內勤的事,不用業務追。

④ 改單:各品項最晚改到哪天

品項改單截止超過怎麼辦
樂邁 SPC預交日前 60 天先試著雙方協調/找替代方案
(培養自我協調)
確實無法解決再報主管核定
樂石晶 SPC出貨前 30 天(客製下廠不改)
浴室櫃下單後 7 天內
淋浴踏板下單後 3 天內
岩板下單後 7 天內
磁磚依供應商確認
口頭改單不予受理。須留 LINE 或表單書面記錄;客戶變更規格時,務必附上新回簽,以免後續爭議。

⑤ 瑕疵:越快通知越好

情況多久內通知怎麼做
收貨外箱破當天拍照+影片,拒收或協商
開箱發現瑕疵(沒施工)7 個工作天內走換貨/退貨
已施工才發現立刻停工通知,依保固走
證據要齊:外箱照+瑕疵特寫+影片+拍到時間。浴櫃/踏板的瑕疵業務自己在微信群申訴

⑥ 業務一定要記住

📋

內勤篇(羊羊)

顧文書 — 楊佳玲 Lynn

① 我負責的事(文書面)

  • 採購下單:所有品項統一對廠商下單(系統 FXCRM + ODOO 兩邊建)
  • 改單/退貨:業務在期限內交來 → 我處理;退貨單我開
  • 派車+物流追蹤:貨到台灣 → 我比價、排車、發通知
  • 系統建單:維修單、工班請款單、採購明細、案場
  • 留紀錄:戰情室、進度公告、跟進紀錄、ops log

② 非主責的事(由主責窗口處理)

項目主責窗口
浴櫃/踏板/磁磚詢價由業務於微信/LINE 群詢價
貨況追蹤由業務追蹤;內勤亦會留意群組並更新系統
資料補正資料不齊退回補正,由業務補齊後再辦
客戶報價由業務依知識庫核算售價
現場丈量/驗收由工務/業務於現場負責(內勤不到現場)
工班調度由 James 指派工務、工務指派工班
對工務相關事項:內勤完成記錄並提供建議後,由工務主責執行;現場執行(批號回填、分料)屬工務職責,內勤不另行追催。

③ 我的固定排程

時間做什麼
每天 開機早班掃描三個 LINE 群(施工回報/工務/元心助理)→ 建單待確認
每週一建案進度追蹤、SPC 大貨進料提醒
每週三物流追蹤掃描(🔴超時/🟡快到期/🟢正常)
每週五催超時、排下週派車
每月 1~10 號工班請款單上架(對帳單→建單)
每月 15 號跟 Vicky 對帳放款
詳細規則見內勤主檔《羊羊作業規則總覽》+《每日任務排程》。
🧰

可使用的工具

誰用什麼工具,讓工作更省事

🔧 工務的工具

工具用來做什麼
📱 LINE「施工回報」(workerreport)每天傳照片+5 必填(案場/棟樓戶/內容/完成/直鋪或維修)
📱 LINE 工務群派工、把驗屋菜單放這裡(內勤會自動掃描建單)、回報現場狀況
🤖 風間 (Telegram bot)收內勤的通知,看完點「我收到了」
🚚 公務車 / 復興倉堆高機借車上企業微信微盤登記;堆高機汽油剩 1/3 就加

💼 業務的工具

工具用來做什麼
💬 微信群(浴櫃)/ LINE 群(磁磚)自己詢價、確認規格、追貨到集運站
📚 知識庫 KB算客戶售價、查產品規格花色
📋 下單給內勤填齊 10 項資料交內勤(內勤幫你建系統+下單+派車)
🤖 風間收內勤/主管通知

📋 內勤的工具

工具用來做什麼
🗂️ FXCRM (公司系統)建商機、採購單、維修單、案場、跟進紀錄
🧾 ODOO建採購單(PO) 給會計 Vicky 拋帳
📊 戰情室建案即時動態看板(重大事件即時回寫)
🤖 風間通知同事(如通知 Vicky 轉正式採購)
☁️ Cloudflare把戰情室、教戰守則部署成網址分享
🤝 工具分工一句話:業務/工務用 LINE/微信在外場回報 → 內勤用系統把它變成單、變成錢、變成車。
🤝

交界規則

三個角色之間:誰交給誰什麼

工務 ↔ 業務(細化)

💪 業務 × 工務 強強聯手

內勤(羊羊)已經包辦所有文書作業,連派車都包了——所以業務和工務不用碰文書、沒有後顧之憂,專心顧外場:業務懂客戶/工地關係,工務懂施工/現場條件,兩個一起把案子做起來

下面「事前準備」這些事,是業務和工務聯手處理(一起去、互相補位),不是丟給對方、更不是丟回內勤

事前準備:業務 × 工務 一起做

事情怎麼聯手
認識場地新案啟動,業務+工務一起到場開會認識場地(業務帶客戶/工地窗口,工務看施工條件)
場勘一般案工務看即可;大案或地坪複雜 → 帶工班/師傅一起去評估做法
坪數事前了解業務先跟工地/建商要圖或概略坪數正式數字以工務現場丈量為準
廚具下要不要鋪業務跟客戶/工地確認,工務現場再核對(別等下單才發現)
現場丈量工務丈量(內勤不到現場);業務可一起去、協助初估,正式以工務為準

📦 浴室櫃 建議流程(從場勘到安裝)

  1. 業務清楚現場配位狀態(哪個位置放哪個櫃)
  2. 業務工務 找時間一起場勘,有必要連師傅一起去看
  3. 確認尺寸 → 下單:業務提資料、內勤下單;業務 / 工務 / 內勤 三方都要知情
  4. 內勤 物流追蹤(盡可能告知進度)
  5. 安排後續怎麼到現場(配送 / 自取)
  6. 到貨:工務 負責清點/分料/事前拆木架不是師傅的事
  7. 師傅 上工就是安裝(不清點、不拆木架)
📌 重點:木架事前拆好、料先分好,師傅到現場直接裝,別讓師傅卡在拆木架/找料。

交接:誰先做 → 交給誰

事情誰先做交給誰/怎麼接
進料日+坪數業務 跟工地確認→ 告訴 工務 排程、給內勤下單
驗屋菜單工地給 → 工務 放施工群組內勤 掃描建維修單
案場驗收工務業務 一起到場(內勤不去)
維修跟誰收錢工務 現場判原因→ 告訴 內勤 請款對象
完工餘料退貨業務/工務 實際退+回報花色/尺寸/箱數內勤 對廠商開退貨單
工班調度James 指派 工務工務 指派工班(業務/內勤不插手)

業務 ↔ 內勤

事情業務做內勤做
下單詢價+規格+填 10 項資料對廠商正式下單(FXCRM+ODOO)
追貨追到「大陸集貨倉」並通知接手海運+派車
改單期限內交改單資料改系統+通知廠商

出貨簽收 → 拋帳(全員都會碰)

①內勤
做出貨單
②工地/工務
到貨簽收
③業務/工務
簽收單交回
④內勤/Vicky
才拋帳
沒有簽收單 = 不拋帳。
元心建材興業有限公司 · 公司內部教戰守則
建立 2026-06-05 | 整編自:羊羊工作手冊(內勤)+ 工務工具箱(工務)+ 業務工具箱(業務)
細項規則以各角色工具箱主檔為準;本守則為快速上手版